Rozhodnout se mezi tím, zda je ve firmě nutno pro její zlepšení, či dokonce přežití, uplatnit razantní akci, či se zaměřit na na postupnou změnu, není ve většině případů triviálním úkonem. V terminologii země vycházejícího slunce jde o rozhodnutí Kaizen vs. Kaikaku.
Kaizen, postupné zlepšování procesů ve firmě, dává důraz na zaměření se na proces vs. zaměření se na výsledky (asi těžko uvěřitelné např. pro ty, kteří se upírají téměř výhradně ke čtvrtletním číslům obchodovaných společností). ZDOKONALUJ PROCES a výsledky se dostaví jako "vedlejší" produkt. Zdokonalení procesu je dosaženo i tím, že každá jeho NÁSLEDUJÍCÍ FÁZE PŘEDSTAVUJE ZÁKAZNÍKA FÁZE PŘEDEŠLÉ. Výzkum a vývoj je vnímán jako zákazník marketingu, prodej je zákazníkem výroby, výzkumu a průzkumu trhu, výroba je zákazníkem logistiky, apod. Na uvedeném základě je pak budován i systém odměňování. Tento přístup odbourává fakt, že lidem, kteří ve firmě vytvoří problém (montáž vadné součástky, špatně vyplněný formulář, špatná analýza trhu, špatně projektovaný výrobek, neefektivní způsob prodeje...), tento většinou přímo neškodí - projeví se až dále v řetězci, či až u externího zákazníka. Ono "zaměření se na zákazníka" tak zde dostává trochu jinou dimenzi a není stokrát ohraným klišé; poskytuje efektivní myšlenkový rámec pro standardy uvnitř podniku.
Uvedené je možno vnímat jako VTAŽENÍ PODMÍNEK TRHU DOVNITŘ FIRMY (market - in proces). Pokud je tato filozofie ve firmě zažitá, změna na trhu (např. požadavek zákazníka na změnu produktu, rozšíření s ním spojených služeb, zlepšení konkurenčního produktu...) tak hladce "projede" od externího zákazníka přes všechny relevantní útvary ve firmě (výzkum trhu, design nového produktu, služby, její produkce a prodej) s tím správným efektem - přizpůsobení se a vyhovění novým požadavkům zákazníka. Udržení/zlepšení kvality, zvýšení ROIC a hodnoty firmy je z tohoto pohledu skutečně "vedlejším produktem" onoho vyladění procesu.
Ale - pokud má Kaizen šanci na úspěch, tak např. v ultrabyrokratických podnicích (např. bývalé monopoly, velké podniky s velkou tržní silou, operující na trhu s velkou bariérou vstupu) přichází až po Kaikaku - radikální změně, která mění systém a směr chodu organizace či jejích součástí. S mírnou nadsázkou - není co dolaďovat, když většina je úplně špatně. Kaizen je o dlouhodobém zlepšováním o desítkách procesů a věcí dělaných stále o něco lépe. Kaikaku je oproti němu extrémně rychlá a razantní - např. změna způsobu spolupráce výzkumu a vývoje s marketingem a výrobou provedená během měsíce, změna způsobu odměňování prodejních zástupců, atd. Její úspěšnost je primárně dána:
1. Mírou, nakolik je rozhodování a další akce založeno na datech a analytickém přístupu. Tímto je maximálně (nikdy ne úplně) eliminován scénář, kdy se v polovině bleskové akce ukáže, že je "mimo" - míří špatným směrem, užívá špatné prostředky a ještě více rozkládá organizaci.
2. Tím, nakolik je definována vize/strategie společnosti, náročná, ale realistická, dobře komunikovaná organizací. Pokud není strategie společnosti jen slohovým cvičením pro výroční zprávu, ale jasně vytyčuje směr a je pochopitelná pro zaměstnance během několika minut, je mimo jiné i filtrem pro určení vhodnosti Kaikaku a dává jí správný směr i razanci.
3. Tím, nakolik je strategie přijata za svou napříč organizací a nakolik se na jejím úspěchu management/zaměstnanci podílí a nakolik jsou připraveni na její důsledky - efekt podobný předchozímu bodu.
Přirozeně, že přesný návod na to, kdy Kaizen a kdy Kaikaku, neexistuje. I s maximálním využitím dat a analytického přístupu rozhodnutí do značné míry zůstává založeno na intuici. Uvedené ale indikuje, které chyby jsou při totmo rozhodování zbytečné. V hodnocení toho, nakolik pro danou společnost má cenu věnovat se Kaizen (přesněji - vždy má, jde o to kdy), je důležité uvědomit si i to, že všechny síly v existující byrokracii budou v případě jejího ohrožení (tj. změny) upřeny směrem k jejímu zachování. Z tohoto pohledu představuje Kaizen, se svým zaměřením na postupnou změnu, nebezpečí, protože jeho zpotvoření existující byrokracií je relativně lehké. Z nástroje pro zlepšení se pak stává nástroj konzervace současného stavu - nic výrazně neměnit, jedeme dál stejně, ono se to časem zlepší.