V Česku je rozšířenou praxí ignorovat povinnost zveřejňovat dokumenty ve sbírce listin obchodního rejstříku, byť rozsah této povinnosti dle českého práva (zejména pokud jde o bezvýjimečné zveřejňování účetních závěrek všech společností na internetu) může být diskutabilní zejména u neobchodovaných společností, které nepřicházejí do styku s veřejnými prostředky ani jinak nejsou předmětem legitimního veřejného zájmu.

Oproti minulosti se však dnes podnikatelé stále častěji setkávají s tím, že je rejstříkové soudy k zakládání dokumentů vyzývají a tuto povinnost vymáhají sankcemi. Mnohé podnikatele jistě překvapí, že tuto povinnost kontrolují i finanční úřady, pokud jde o účetní dokumenty. Jejich sankce jsou přitom mnohem přísnější. A navíc – provinilci se tím dostávají nebezpečně blízko přešlapu trestního zákona.

Nebude na škodu zopakovat chronicky známá fakta: sbírka listin je součástí obchodního rejstříku, do které jsou povinny všechny zapsané osoby zakládat dokumenty, o nichž to stanoví zákon. Tyto dokumenty jsou pak veřejně přístupné, a to nejen u příslušného rejstříkového soudu, ale i na internetové adrese www.justice.cz, spravované ministerstvem spravedlnosti.

Co a jak zakládat

Mezi dokumenty, které je nutno do sbírky listin zakládat, se řadí účetní závěrky, výroční zprávy, návrh na rozdělení zisku a jeho konečnou podobu nebo vypořádání ztráty, zprávy auditora o ověření účetní závěrky či zprávy o vztazích mezi propojenými osobami. Veškeré listiny se do sbírky listin zakládají pouze elektronickou formou, a to ve formátu pdf. Listiny lze rejstříkovému soudu zaslat elektronicky nebo prostřednictvím datového nosiče. Rejstříkový soud doručené nosiče dat nevrací a po uplynutí šesti měsíců od doručení je skartuje.

Termín, do kdy mají být stanovené dokumenty založeny do sbírky listin, určuje obchodní zákoník pouze obecným výrazem „bez zbytečného odkladu“. Konkrétnější je však zákon o účetnictví, podle kterého je nutné účetní závěrku a výroční zprávu zveřejnit ve lhůtě do 30 dnů od jejich ověření auditorem a schválení k tomu příslušným orgánem, nejpozději však do konce následujícího účetního období. A to bez ohledu na to, zda byly tyto účetní záznamy ověřeny auditorem a schváleny. V takovém případě je však nutno zveřejnit i informaci, že dané účetní záznamy nebyly schváleny stanoveným způsobem.

Sankce stanoví různé zákony

Plnění zákonem uložené povinnosti zveřejňovat dokumenty ve sbírce listin obchodního rejstříku lze postihovat podle několika právních předpisů. Jako první je třeba zmínit obchodní zákoník, ze kterého však sankce za nezveřejnění vyplývá pouze v kombinaci s občanským soudním řádem. Není-li určitý dokument založen ve sbírce listin, je rejstříkový soud oprávněn vyzvat podnikatele, aby příslušnou listinu do sbírky listin založil. Pokud podnikatel tuto výzvu neuposlechne, je možno mu uložit pořádkovou pokutu až do výši 20 tisíc Kč.

Postih podle zákona o účetnictví

Podle zákona o účetnictví je každá osoba, která se zapisuje do obchodního rejstříku, povinna zveřejnit účetní závěrku a výroční zprávu jejich uložením do sbírky listin obchodního rejstříku. Povinnost je splněna okamžikem předání dokumentů rejstříkovému soudu. Pokud povinnost nesplní, může jí být uložena pokuta až do výše 3 % hodnoty aktiv společnosti z účetní závěrky sestavené za účetní období, ve kterém nebo za které k porušení povinnosti došlo. Pokud není možno tímto způsobem hodnotu aktiv zjistit, stanoví ji orgán projednávající porušení právní povinnosti kvalifikovaným odhadem. Řízení o uložení pokuty lze zahájit do 1 roku ode dne, kdy se orgán příslušný k uložení pokuty o porušení povinnosti dozvěděl, nejpozději však lze pokutu uložit do 3 let ode dne, kdy k porušení povinnosti došlo.

Stranou není ani přestupkový zákon

Pokud společnost poruší povinnost uložit příslušnou listinu do sbírky listin, bude se jednat o přestupek na úseku podnikání, za který lze uložit pokutu až do výše 50 tisíc Kč a zákaz činnosti na dobu do jednoho roku. Za porušení povinnosti uložené právnické osobě odpovídá podle zákona o přestupcích ten, kdo za právnickou osobu jednal nebo měl jednat, a jde-li o jednání na příkaz, tak ten, kdo dal k jednání příkaz. Přestupek však nelze projednat, uplynu-li od jeho spáchání 1 rok.

Nevyhnete se ani trestnímu právu

Špatná zpráva na závěr. Neplněním zákonných povinností se můžete dopustit trestného činu zkreslování údajů o stavu hospodaření a jmění. Podle jeho definice v § 254 trestního zákoníku bude odnětím svobody až na dvě léta nebo zákazem činnosti potrestána osoba, která jiného ohrozí nebo omezí na právech tím, že bez zbytečného odkladu mimo jiné neuloží listinu do sbírky listin, ač je k tomu podle zákona nebo smlouvy povinna. Přísněji ji lze potrestat v případech, kdy bude daným jednáním způsobena na cizím majetku značná škoda (nejméně 500 tisíc Kč) nebo škoda velkého rozsahu (nejméně 5 milionů Kč).

Podle nového zákona o trestní odpovědnosti právnických osob navíc spadá tento trestný čin do výčtu trestných činů, za které je nově možno trestat i samotnou právnickou osobu.

Vzhledem k riziku uvedených sankcí všem podnikatelům doporučuji, aby povinnosti zveřejňovat zákonem stanovené dokumenty ve sbírce listin obchodního rejstříku věnovali maximální možnou pozornost.