Hledat v komentářích
Investiční doporučení
Výsledky společností - ČR
Výsledky společností - Svět
IPO, M&A
Týdenní přehledy
 

Detail - články
Úleva pro podnikatele: nově nemusí schraňovat řadu firemních dokumentů

Úleva pro podnikatele: nově nemusí schraňovat řadu firemních dokumentů

9.7.2012 5:30
Autor: KŠB, KSB

Pro podnikající osoby asi není žádnou novinkou, že ani s vlastními dokumenty nelze ve firmě libovolně nakládat, tím méně je bez rozmyslu likvidovat. Povinnost uchovávat mnohé z nich i poté, co již nejsou třeba, je stanovena velmi široce a navíc v mnoha zvláštních předpisech; například okruh účetních záznamů podléhajících úschově s minimální dobou - skartační lhůtou - je nutno hledat v zákoně o účetnictví, archivované dokumenty z oblasti personalistiky v zákoně o organizaci a provádění sociálního zabezpečení a podobně.

Samotný zákon o archivnictví vyžaduje od podnikatelů uchovávání dokumentů označovaných jako statutární či strategické, jako jsou třeba dokumenty o vzniku a následných změnách, o vrcholovém řízení včetně zápisů z jednání orgánů, materiály ke stavu majetku, podnikatelské záměry, výrobní programy, katalogy výrobků a další.

Jste soukromoprávní původce?

Zákon o archivnictví odlišuje požadavky pro nakládání s dokumenty podle tzv. původce, tedy toho, z jehož činnosti dokument vznikl; novela k tomu vyjasňuje, že povinnosti původce se vztahují i na dokumenty, které sám nevytvořil, ale v souvislosti se svou činností je obdržel (například různá povolení od státních orgánů, notářské zápisy atd.).

Podnikatelé podle zákona patří mezi tzv. soukromoprávní původce dokumentů; zatímco však dosud zákon do této kategorie zahrnoval všechny podnikatele zapsané v obchodním rejstříku, novela jejich okruh zužuje pouze na obchodní společnosti a družstva s výjimkou družstev bytových.

Úlevy mají i obchodní společnosti

Ulehčení péče o dokumenty však čeká i obchodní společnosti a družstva, která budou i nadále zákonu o archivnictví podléhat. Novela totiž zároveň zužuje okruh povinně archivovaných dokladů. Nadále mezi ně nebudou patřit třeba řídící akty vedení společnosti s výjimkou zápisů z porad vedení, zprávy o podnikatelské činnosti a stavu majetku, užitné vzory, roční statistické výkazy, plány výroby a vlastní normy. Významně se redukuje okruh dokumentů vztahujících se k propagační činnosti podniku; nebude již třeba uchovávat mimo jiné ukázky vlastních propagačních materiálů, zejména letáky, publikace či reklamy. Povinné však zůstávají i nadále prospekty, katalogy a vzorkovnice.

Povinnosti po novele v kostce

Podnikatelé, kteří již nadále nepatří mezi soukromoprávní původce dokumentů a zákonu o archivnictví tedy nepodléhají, musí i nadále respektovat povinnosti stanovené pro nakládání s dokumenty ve zvláštních předpisech. Tyto předpisy však pro příslušné doklady vesměs stanoví skartační lhůty, takže po jejich uplynutí povinnosti podnikatele končí. Výjimkou budou samozřejmě dokumenty, které je potřeba i nadále uchovávat z jiných důvodů, například pro případné soudní spory, daňové řízení, autorskoprávní ochranu a podobně.

Životní cyklus dokumentů vymezených zákonem o archivnictví, které zároveň pocházejí z činnosti obchodních společností a nebytových družstev, je ale bohatší. Jedná se totiž převážně o dokumenty typu A, tedy s trvalou hodnotou, které by měly být uchovávány po celou dobu existence původců. Zákon o archivnictví jim ukládá povinnost nejpozději před likvidací umožnit z těchto dokumentů výběr archiválií. To neznamená nic jiného, než že společnost či družstvo předloží dokumenty státnímu archivu, který z nich vybere archiválie pro trvalé uložení, tedy i po jejich zániku. Za nesplnění této povinnosti může být původci uložena pokuta až do výše 200 tisíc Kč.

KŠB

Reklama
Nově na Patria.cz - obchodní signály na forexu podle technických indikátorů ADX, Williams R% a klouzavých průměrů!
Váš názor
Na tomto místě můžete zahájit diskusi. Zatím nebyl zadán žádný názor. Do diskuse mohou přispívat pouze přihlášení uživatelé (Přihlásit). Pokud nemáte účet, na který byste se mohli přihlásit, registrujte se zde.
Aktuální komentáře

Související komentáře
Nejčtenější zprávy dne
Nejčtenější zprávy týdne
Nejdiskutovanější zprávy týdne
Denní kalendář hlavních událostí
ČasUdálost
8:00DE - Průmyslové objednávky, m/m
9:00CZ - Maloobchodní tržby, y/y
11:00EMU - HDP, q/q
14:30US - Zahraniční obchod, mld. USD
16:00USA - Průmyslové objednávky, m/m