Pro podnikající osoby asi není žádnou novinkou, že ani s vlastními dokumenty nelze ve firmě libovolně nakládat, tím méně je bez rozmyslu likvidovat. Povinnost uchovávat mnohé z nich i poté, co již nejsou třeba, je stanovena velmi široce a navíc v mnoha zvláštních předpisech; například okruh účetních záznamů podléhajících úschově s minimální dobou - skartační lhůtou - je nutno hledat v zákoně o účetnictví, archivované dokumenty z oblasti personalistiky v zákoně o organizaci a provádění sociálního zabezpečení a podobně.
Samotný zákon o archivnictví vyžaduje od podnikatelů uchovávání dokumentů označovaných jako statutární či strategické, jako jsou třeba dokumenty o vzniku a následných změnách, o vrcholovém řízení včetně zápisů z jednání orgánů, materiály ke stavu majetku, podnikatelské záměry, výrobní programy, katalogy výrobků a další.
Jste soukromoprávní původce?
Zákon o archivnictví odlišuje požadavky pro nakládání s dokumenty podle tzv. původce, tedy toho, z jehož činnosti dokument vznikl; novela k tomu vyjasňuje, že povinnosti původce se vztahují i na dokumenty, které sám nevytvořil, ale v souvislosti se svou činností je obdržel (například různá povolení od státních orgánů, notářské zápisy atd.).
Podnikatelé podle zákona patří mezi tzv. soukromoprávní původce dokumentů; zatímco však dosud zákon do této kategorie zahrnoval všechny podnikatele zapsané v obchodním rejstříku, novela jejich okruh zužuje pouze na obchodní společnosti a družstva s výjimkou družstev bytových.
Úlevy mají i obchodní společnosti
Ulehčení péče o dokumenty však čeká i obchodní společnosti a družstva, která budou i nadále zákonu o archivnictví podléhat. Novela totiž zároveň zužuje okruh povinně archivovaných dokladů. Nadále mezi ně nebudou patřit třeba řídící akty vedení společnosti s výjimkou zápisů z porad vedení, zprávy o podnikatelské činnosti a stavu majetku, užitné vzory, roční statistické výkazy, plány výroby a vlastní normy. Významně se redukuje okruh dokumentů vztahujících se k propagační činnosti podniku; nebude již třeba uchovávat mimo jiné ukázky vlastních propagačních materiálů, zejména letáky, publikace či reklamy. Povinné však zůstávají i nadále prospekty, katalogy a vzorkovnice.
Povinnosti po novele v kostce
Podnikatelé, kteří již nadále nepatří mezi soukromoprávní původce dokumentů a zákonu o archivnictví tedy nepodléhají, musí i nadále respektovat povinnosti stanovené pro nakládání s dokumenty ve zvláštních předpisech. Tyto předpisy však pro příslušné doklady vesměs stanoví skartační lhůty, takže po jejich uplynutí povinnosti podnikatele končí. Výjimkou budou samozřejmě dokumenty, které je potřeba i nadále uchovávat z jiných důvodů, například pro případné soudní spory, daňové řízení, autorskoprávní ochranu a podobně.
Životní cyklus dokumentů vymezených zákonem o archivnictví, které zároveň pocházejí z činnosti obchodních společností a nebytových družstev, je ale bohatší. Jedná se totiž převážně o dokumenty typu A, tedy s trvalou hodnotou, které by měly být uchovávány po celou dobu existence původců. Zákon o archivnictví jim ukládá povinnost nejpozději před likvidací umožnit z těchto dokumentů výběr archiválií. To neznamená nic jiného, než že společnost či družstvo předloží dokumenty státnímu archivu, který z nich vybere archiválie pro trvalé uložení, tedy i po jejich zániku. Za nesplnění této povinnosti může být původci uložena pokuta až do výše 200 tisíc Kč.