Zákoník práce ukládá zaměstnavatelům celou řadu evidenčních povinností, které se týkají pracovní doby zaměstnanců. Zaměstnavatel je tak povinen evidovat odpracované směny, práci přesčas, pracovní pohotovost aj. Je povinen evidovat vždy začátek a konec takové práce. Způsob evidence pracovní doby není předepsán, je tak jen na zaměstnavateli, jakou formu zvolí. Je nicméně třeba, aby evidence byla jednoznačná, přehledná a průkazná. Flexibilní formy zaměstnávání a nerovnoměrné rozvržení pracovní doby kladou na takovou evidenci, a tak i na zaměstnavatele, stále větší požadavky. Není proto divu, že spolu s rozvojem a větší dostupností moderních technologií nahrazují „oklamatelné“ čipové karty v docházkových systémech otisky prstů, dlaně či případně snímky duhovky oka (pozn. – pro zjednodušení vycházíme z převládající praxe, kdy „docházkový systém“ je označení pro formu elektronické evidence pracovní doby, tedy nejedná se o systém evidence příchodů a odchodů). Před zavedením těchto systémů je nutno zvážit, zda daný systém a jeho případná implantace u zaměstnavatele budou v souladu s požadavky právních předpisů na ochranu osobních údajů i zákoníku práce.
Dle zákona o ochraně osobních údajů jsou biometrické údaje, které umožňují přímou identifikaci nebo autentizaci subjektu údajů, citlivými osobními údaji. Otisk prstu nebo obraz duhovky jsou biometrickými údaji. Takové údaje lze zpracovávat primárně jen na základě souhlasu daného zaměstnance (užití některé z výjimek totiž obvykle nepřipadá v úvahu). Netřeba zdůrazňovat, že vázání faktické evidence pracovní doby na souhlas zaměstnance proto, že jsou zpracovávány citlivé osobní údaje, může být rizikové. Souhlas ke zpracování citlivých osobních údajů je totiž vždy odvolatelný.
Ne každý systém docházkový systém, který pracuje se snímáním otisků prstů, skutečně zpracovává biometrické údaje, jak vysvětlil Úřad pro ochranu osobních údajů ve svém stanovisku k této problematice. Systémy, které neporovnávají načtené údaje (otisky) s databází, ale jen „ověřují“ zda daný údaje patří konkrétní osobě, tedy pracují na tzv. principu autentizace, tak nepodléhají striktnímu režimu nakládání s těmito údaji. Zavedení těchto systémů, evidence údajů zaměstnanců a jejich další zpracování je nutno rovněž podrobovat i dalšímu drobnohledu regulace ochrany osobních údajů. Je třeba, aby zpracovávané osobní údaje odpovídaly danému účelu, byly k tomuto účelu nezbytné a přiměřené. S tím souvisí, jak Úřad pro ochranu osobních údajů ve zmiňovaném stanovisku rovněž připomněl, obecný zákaz otevřeného i skrytého monitoringu zaměstnanců stanovený zákoníkem práce. Jinak řečeno, „chytré“ docházkové systémy by měly sloužit svému účelu a neměly by být nástrojem sledování zaměstnanců v negativním slova smyslu. Pro pořádek dodejme, že zcela jiný přístup je na místě v případě pracovišť, které vyžadují vysokou míru bezpečnosti a kde lze biometrické údaje užívat ke vstupu na takové pracoviště.
Shora uvedený nástin vychází ze současné právní úpravy, tj. primárně ze zákona na ochranu osobních údajů. Je však třeba připomenout, že v květnu 2018 nabude účinnosti nové evropské nařízení o ochraně osobních údajů. Toto nařízení přinese další povinnosti pro zaměstnavatele využívající elektronické docházkové systémy, zvláště mají-li velký počet zaměstnanců. Zaměstnavatelé budou nově povinni vést záznamy o činnostech zpracování, může jim vyvstat povinnost provést posouzení vlivu určitého zpracování na ochranu osobních údajů, budou povinni ohlašovat některé případy porušení zabezpečení zpracovávaných údajů, může vzniknout i povinnost ustavit novou odpovědnou osobu – pověřence pro ochranu osobních údajů.
Za nedodržování povinností v oblasti ochrany osobních údajů či nerespektování povinností v oblasti pracovněprávní hrozí zaměstnavatelům značné pokuty. Nařízení o ochraně osobních údajů předjímá pokuty až do výše 4 % obratu podniku nebo až 20 mil. EUR. Pokuty, které hrozí zaměstnavatelům za nedodržování povinností v oblasti evidence pracovní doby dosahují až 400 tis. Kč (nicméně pokuty za nevyplacené mzdy apod. v důsledku nesprávné evidence pracovní doby jsou výrazně vyšší, až 2 mil. Kč). Doporučujeme tedy zavedení systémů důkladně zvážit, neboť přísloví „dvakrát měř a jednou řež“ platí i zde.