Jak správně číslovat faktury?

Číslo faktury je jedním z povinných údajů, který se na faktuře musí nacházet. Zákon však neuvádí přesný formát nebo způsob, jak by mělo na účetním dokladu vypadat. Před zahájením vystavování faktur se proto musí podnikatel sám rozhodnout, jaké číslování zvolí. Jak správně číslovat faktury a co všechno je třeba při číslování dodržet?

Číslování faktur ve zdaňovacím období

Ještě předtím, než se pro nějaké číslování rozhodnete, je důležité vědět, že byste jej během zdaňovacího období neměli měnit. Ke změně číslování byste měli přistoupit až na začátku nového zdaňovacího období, resp. 1. ledna následujícího roku, je-li vaším účetním obdobím kalendářní rok.

Celý proces číslování faktur vám zjednoduší používání účetního systému. Ten bude číslovat faktury automaticky za vás. K dispozici máte bezplatné i placené systémy. Faktura zdarma je vhodná například pro menší, případně začínající podnikatele. Pokud vám po čase nebude stačit, můžete přejít na placenou verzi.

Formát čísla faktury

Výběr formátu číslování faktur je čistě na vás. Nejčastěji se využívá:
Kombinace roku a číslic – například 2022001, 2022002 atp.
Kombinace roku, měsíce a číslic – například 202201001 (leden), 202202001 (únor) atp.
Kombinace roku, měsíce, dne a číslic – pokud jste vystavili fakturu 1. 11. 2022, číslování může vypadat takto: 221101001.


Zdroj: Pexels.com

Označení faktury může kromě číslic obsahovat také písmena, lomítka, pomlčky a jiné znaky.

Nevýhodou používání různých znaků je, že číslo faktury se často využívá jako variabilní symbol, na jehož základě je účetní systém schopný automaticky párovat úhrady. Variabilní symbol však může obsahovat jen čísla. Pokud tedy označení faktury obsahuje také písmena či znaky, odběratel jej nemůže využít při platbě. To následně způsobí, že párování úhrad k fakturám budete muset provádět ručně.

Obecně platí, že ze všech zmíněných je nejjednodušším číslováním kombinace roku a číslic. Naopak nejkomplikovanějším je kombinace roku, měsíce, dne a číslic, která může vést ke zbytečným chybám.

Posloupnost číslování faktur

Faktury byste měli číslovat chronologicky a vzestupně. To znamená, že první faktura bude mít číslování 2022001, druhá 2022002 atp. Chronologie vám zajistí, že ve vašem účetnictví nenastane chaos a některé faktury nebudete muset z důvodu duplikování nebo přeskočení čísla dodatečně opravovat.

Číslování více typů faktur

Máte-li dvě nebo více číselných řad, ujistěte se, že nemají stejný druh číslování. Různé typy faktur, například zálohové, tuzemské a dobropisy, se totiž v účetnictví mezi sebou nesmí pomíchat.

Jednotlivé číselné řady od sebe snadno odlišíte například slovním označením. V případě zálohových faktur to může být například zkratka ZAL a v případě ostrých tuzemských zase OF. Číslování tak následně bude vypadat takto: ZAL2022001, ZAL2022002 nebo OF2022001, OF2022002.


Zdroj: Pexels.com

Co když odběratel řádnou fakturu nezaplatil?

Pokud odběratel nezaplatil řádnou fakturu, nevyhazujte ji, ani nemažte z fakturačního systému. Takové rozhodnutí by způsobilo vynechání jednoho čísla, což by mohlo vzbudit podezření, že zatajujete své příjmy.

Co tedy v takových případech dělat? Jednou z možností je vytvoření opravné položky. Jinou zase odpis faktury z účetnictví.

Co když se při číslování faktur vynechá jedno číslo?

Pokud byste náhodou vynechali číslo faktury z důvodu nepozornosti, musíte v případě kontroly vy nebo váš účetní potvrdit, že šlo o přirozený omyl.

Vynechané číslo rozhodně „nevyplňujte“ novější fakturou, která by s ostatními nekorespondovala datem. Takové řešení by mohlo vést ke komplikacím s vedením účetnictví.

Titulní obrázek: Pexels.com