Finanční arbitr je podle zákona příslušný k rozhodování sporů mezi poskytovateli platebních služeb, vydavateli elektronických peněz, poskytovateli spotřebitelského úvěru, investičními fondy a investičními společnostmi včetně zahraničních na straně jedné („instituce“) a uživateli platebních služeb, držiteli elektronických peněz a spotřebiteli v případě spotřebitelských úvěrů a kolektivního investování („klienti“) na straně druhé. Podmínkou je, aby k rozhodnutí daného sporu měl pravomoc český soud. Působnost arbitra není vyloučena ani sjednáním rozhodčí smlouvy. U kolektivního investování jde o spory týkající se jak standardních fondů, tak i fondů speciálních, pokud jsou v nich shromažďovány peněžní prostředky od veřejnosti. Takto vymezené kompetence platí od 1. července 2011 a výrazně zvyšují pravomoci arbitra, kdy do jeho působnosti spadá již na desetitisíce subjektů.
Řízení před finančním arbitrem je možné zahájit pouze na návrh klienta. Návrh je však nepřípustný v případech, kdy spor je nebo již byl předmětem řízení před soudem, rozhodcem nebo před samotným arbitrem. V zákoně jsou podrobně specifikovány obsahové náležitosti návrhu; k jeho podání však lze využít vzorového formuláře, který je i s přehledným průvodcem dostupný na webových stránkách arbitra. Zákon arbitrovi výslovně ukládá poskytovat navrhovatelům na jejich žádost pomoc – zejména při sepsání a podání návrhu, ale i kdykoliv v průběhu řízení. I kdyby klient některé důkazy a skutečnosti opomněl, nemusí to znamenat prohru. Arbitr totiž není návrhem vázán a má povinnost aktivně opatřovat důkazy. Řízení je výhodné pro klienty i z toho důvodu, že není zpoplatněno. Významná je i skutečnost, že po zahájení řízení, obdobně jako při podání žaloby u soudu, nemůže dojít k promlčení nároku.
Řízení před arbitrem probíhá rychle, mimo jiné i díky krátkým lhůtám stanoveným pro jednotlivé úkony. Finanční instituce je například povinna vyjádřit se k návrhu do 15 dnů od obdržení arbitrovy výzvy, stejně tak i předložit požadované doklady nebo poskytnout vysvětlení. Má však možnost požádat před uplynutím této lhůty o její prodloužení. Aby řízení probíhalo plynule, je arbitr oprávněn ukládat instituci pokuty za nesplnění uložených povinností až do výše 1 mil. Kč; pokutu lze uložit i opakovaně. Arbitr rozhodne spor formou nálezu do 30 dnů od zahájení řízení, ve zvlášť složitých případech pak zpravidla ve lhůtě 60 dnů. Ve stejných lhůtách rozhodne arbitr o námitkách, které mohou strany uplatnit do 15 dnů od vydání nálezu. Rozhodnutí o námitkách je konečné. Nález finančního arbitra, který nebude dobrovolně splněn, je soudně vykonatelný.
Zvláštností řízení před arbitrem je jeho povinnost uložit instituci peněžitou sankci, pokud návrhu klienta vyhověl, byť jen zčásti. Sankce je příjmem státního rozpočtu a má jednotně určenou výši – činí 10 % z částky, kterou je instituce podle nálezu povinna klientovi zaplatit, nejméně však 15 tis. Kč. Sankce v této podpůrné minimální výši se ukládá i v případech, kdy předmětem sporu nebyla peněžitá částka.
Řízení před arbitrem má však ve srovnání s řízením soudním nezanedbatelný pozitivní aspekt i pro instituci. Ani v případě neúspěchu ve sporu totiž nehradí klientovi náklady řízení. V řízení před arbitrem nese každý z účastníků své náklady sám. Výjimkou jsou pouze případné náklady na tlumočení, pokud instituce sepsala s klientem smlouvu o finanční službě v cizím jazyce, případně s ním v cizím jazyce obvykle písemně jednala, a klient trvá na vedení řízení v tomto jazyce. Tyto náklady je instituce povinna uhradit vždy.
Finanční instituce, které spadají do kompetence arbitra, musí zákonu o finančním arbitrovi věnovat pozornost, i když s žádným klientem spor nevedou. Zákon jim totiž ukládá předem informovat finančního arbitra o své existenci a nejpozději ke dni, od něhož jsou oprávněny vykonávat svou činnost, musí arbitrovi písemně sdělit řadu údajů, včetně kontaktní osoby určené pro styk s arbitrem. Následně jsou instituce povinny oznamovat arbitrovi bez zbytečného odkladu veškeré změny v povinných údajích. K tomu je možné využít formulář, který je uveřejněn na webových stránkách arbitra.
Instituce, které patří do působnosti arbitra nově na základě novely zákona účinné od 1. července letošního roku, tedy investiční fondy, tuzemské i zahraniční investiční společnosti a poskytovatelé (věřitelé a zprostředkovatelé) spotřebitelských úvěrů, jsou povinny splnit informační povinnost vůči finančnímu arbitrovi nejpozději do 3 měsíců od účinnosti zákona, tedy do 1. října tohoto roku. Rovněž za nesplnění této povinnosti může finanční arbitr uložit instituci pokutu.